Cada expediente, claro y protegido.

1. Abre el módulo

   Desde el panel entra a Secretaría y expediente estudiantil. La administración puede delegar revisión, aprobación, emisión y entrega por separado.

2. Comprueba el año

   Confirma el contexto de la parte superior. La trayectoria conserva años anteriores; los resultados y trámites se consultan según el año seleccionado.

3. Reconoce el resumen

   Las tarjetas ayudan a localizar solicitudes nuevas, pendientes de aprobación, emitidas y retrasadas. Abre Expedientes, Trámites o Documentos según la tarea.

✓ Reconoces tu espacio y tus capacidades.

1. Busca la persona

   En Expedientes escribe un nombre y utiliza nivel, sección e Inscripción del año. El filtro Pendiente de vinculación muestra fichas sin inscripción interna en el año seleccionado. Abre la persona correcta antes de subir documentos o iniciar un trámite.

2. Comprueba la inscripción interna

   La lista distingue Inscrito, Pendiente de vinculación y los demás estados anuales. Una matrícula del SIGERD se conserva como antecedente de su propio origen y no asigna una sección interna por sí sola.

3. Revisa datos y responsables

   Comprueba los datos administrativos y los tutores vinculados. Una coincidencia de nombre o conocer un código no autoriza a ver expedientes ajenos.

4. Recorre su trayectoria

   Consulta las matrículas internas y las de SIGERD, identificadas por origen. Los resultados individuales reutilizan los cálculos del sistema; estudiantes y tutores ven únicamente períodos publicados.

5. Localiza los pendientes

   Revisa los requisitos, sus versiones documentales, los trámites y los movimientos administrativos. Las observaciones internas se reservan al equipo autorizado.

✓ Encuentras lo necesario sin reunir copias dispersas ni volver a digitar datos.

1. Consulta la misma persona

   Al guardar correctamente los nombres del registro o vincular estudiantes a una sección, Grado.Digital crea o reutiliza la inscripción del año y deja disponible el expediente de la identidad compartida.

2. Conserva los perfiles pendientes

   Un estudiante precargado sin inscripción interna conserva sus datos y aparece como Pendiente de vinculación. La administración puede revisar su ubicación y vincularlo al registro correcto sin crear otra ficha.

3. Respeta el historial

   Las correcciones de datos conservan la identidad; los cambios de sección del mismo año requieren el procedimiento autorizado. Un año nuevo utiliza otra inscripción de la misma persona.

4. Completa los requisitos reales

   La disponibilidad del expediente no inventa actas, certificaciones, cuentas ni documentos adjuntos. Recibe y revisa únicamente los archivos entregados por el proceso correspondiente.

✓ Secretaría trabaja con el mismo estudiante que utilizan los registros y las inscripciones.

1. Define un requisito

   En Requisitos añade código único, nombre, niveles aplicables y obligatoriedad. Marca su estado activo cuando deba utilizarse.

2. Configura la vigencia cuando corresponda

   Si el documento requiere renovación, indica su vigencia. No todos los documentos vencen; deja sin vencimiento los que correspondan.

3. Revisa su cumplimiento

   En el expediente consulta la última versión recibida. Una nueva carga queda pendiente de revisión y no hereda la validación del archivo anterior.

✓ Cada pendiente documental tiene una explicación verificable.

1. Adjunta el archivo

   Desde el expediente o Documentos selecciona el estudiante, título y requisito. Usa PDF, JPG, PNG o WebP de hasta 10 MB; desde el celular puedes elegir una imagen o foto disponible.

2. Abre y comprueba

   La persona autorizada descarga el archivo para revisar su contenido. El sistema comprueba formato básico, tamaño e integridad; eso no demuestra por sí solo su autenticidad.

3. Registra el resultado

   Selecciona En revisión, Validado o Requiere corrección y escribe la observación necesaria. Un documento vencido necesita una versión vigente.

4. Conserva la historia

   Al subir una corrección se crea otra versión. Los archivos anteriores y su bitácora no se reemplazan silenciosamente.

✓ Sabes qué versión se recibió y quién realizó su revisión.

1. Crea la solicitud

   El personal autorizado, el estudiante o su tutor vinculado elige documento, estudiante, año y propósito. El envío genera un trámite; todavía no emite un PDF.

2. Inicia la revisión

   En Trámites filtra los pendientes y abre la solicitud. Comprueba identidad, matrícula y requisitos. Si falta información, registra Requiere corrección con un motivo claro.

3. Consulta el seguimiento

   La persona solicitante puede conocer el estado y las observaciones destinadas a ella. El contenido del borrador y las notas internas no se muestran antes de su emisión.

✓ La solicitud tiene estado, plazo y seguimiento.

1. Prepara el contenido

   Con la solicitud En revisión, introduce el texto y los datos de la persona que autoriza. Revisa nombres, año, propósito y hechos que el centro puede certificar.

2. Utiliza la ayuda cuando esté disponible

   Grado.Digital puede proponer una redacción a partir de tus indicaciones. Revisa la vista previa, corrige y aplica; la ayuda no aprueba ni emite documentos y utiliza el límite vigente del centro.

3. Envía a aprobación

   Guarda el borrador preparado y pásalo a Pendiente de aprobación. La persona autorizada decide después de revisar. Si requiere cambios, devuelve la solicitud con una explicación.

✓ El documento llega a emisión con contenido revisado y aprobación registrada.

1. Selecciona el PDF correcto

   Para un boletín o certificación de calificaciones utiliza el PDF oficial disponible, asociado al mismo estudiante y año. El personal autorizado debe revisarlo y validarlo.

2. Evita sustituciones genéricas

   Si no existe el modelo o el documento todavía no está listo, conserva el trámite pendiente. No reemplaces el formato por una constancia genérica ni completes notas ausentes con suposiciones.

3. Conserva su apariencia

   La emisión guarda una copia exacta del PDF oficial. Su referencia de verificación queda en el comprobante/registro de emisión; no se inserta un QR que cambie los campos o el diseño original.

✓ El documento académico conserva el contenido y diseño de su modelo.

1. Comprueba la aprobación

   La persona con capacidad de emisión abre una solicitud aprobada. Si alguien cambió su revisión, actualiza y comprueba nuevamente.

2. Emite la copia

   El sistema asigna número de control por centro y año y conserva el PDF definitivo. Las constancias institucionales incluyen identidad del centro y QR. Repetir la misma petición no genera un segundo número.

3. Verifica el estado

   El QR público permite comprobar centro, tipo, número, fecha, año y vigencia. No publica nombre del estudiante, calificaciones ni documentos personales.

✓ La copia entregada puede comprobarse sin exponer el expediente.

1. Entrega el documento

   Desde el expediente o trámite descarga la copia autorizada. El personal de entrega registra medio, destinatario y observación.

2. Comprueba el cierre

   Revisa que el trámite aparezca Entregado. Registrar un medio como correo documenta la entrega; no envía automáticamente un mensaje por sí solo.

3. Anula con motivo cuando sea necesario

   Una persona con capacidad de aprobación registra el motivo. El archivo se conserva y la verificación deja de mostrarlo como vigente. Cuando se indique una sustitución, debe corresponder a un documento vigente del mismo estudiante y tipo.

✓ Cada entrega y corrección conserva su evidencia.

1. Propón la corrección

   En el expediente selecciona el dato, indica el valor correcto y explica el motivo. Nombre y nacimiento requieren evidencia documental validada.

2. Aprueba después de comprobar

   La persona autorizada revisa la solicitud y su evidencia. Si el perfil cambió después de la propuesta, el sistema detiene la aplicación para evitar sobrescribir el dato nuevo.

3. Documenta un movimiento

   Registra retiro, traslado, reingreso, egreso o nota administrativa con fecha y motivo. Por defecto es una anotación: no modifica una matrícula ni mueve de sección.

4. Distingue anotación y cambio de matrícula

   Un cambio real de situación exige confirmación y autorización expresas y comprobar el estado actual. Un año cerrado conserva sus matrículas; sus movimientos pueden documentarse sin reescribirlas.

✓ Las decisiones administrativas tienen evidencia y no producen cambios ocultos.

1. Comprueba los estudiantes vinculados

   El estudiante consulta su expediente y el tutor los estudiantes realmente vinculados en el centro. Si falta una relación, pide a la administración que la revise.

2. Revisa resultados y trámites

   Los resultados académicos respetan los períodos publicados por el centro. Los borradores y notas internas del personal no forman parte de la consulta familiar.

3. Supervisa y respalda

   El personal autorizado utiliza filtros, reportes y bitácora. Los respaldos deben incluir la base del centro y los archivos privados. Limitar nuevas creaciones no elimina expedientes ni copias emitidas.

✓ La comunidad recibe atención y mantiene protegida su información.

1. Entra al módulo incluido

   Secretaría está incluido al activar el centro. La dirección mantiene la delegación de consulta, revisión, aprobación, emisión y entrega; tener capacidad disponible no concede esos permisos.

2. Consulta los contadores

   La administración del centro abre Módulos y capacidad y selecciona el año. Revisa por separado los trámites creados y los documentos emitidos. El límite configurado corresponde a cada año y se comparte entre el personal del centro.

3. Distingue edición y emisión

   Puedes consultar y editar expedientes o trámites existentes según tus permisos. Emitir una nueva constancia genera un documento nuevo y requiere capacidad en Documentos emitidos, aunque el trámite ya estuviera aprobado. Las copias existentes siguen disponibles para sus destinatarios autorizados.

4. Solicita capacidad adicional

   La administración pulsa Solicitar ampliación junto al concepto, explica la necesidad y confirma. No cambies de año ni dupliques una solicitud para intentar resolver un límite alcanzado; revisa la respuesta de la superadministración.

✓ Puedes atender trámites y reconocer cuándo hace falta una ampliación del concepto correcto.