Cada pago, claro. Cada familia, al día.

1. Confirma el colegio y el año

   Entra con tu propia cuenta y abre Cobros y colegiatura. Revisa el código del colegio y el año escolar de la parte superior.

2. Comprueba tus funciones

   Dirección administra el módulo. Puede delegar configuración, cobro, verificación, autorizaciones y reportes de manera separada.

3. Reconoce el acceso de las familias

   Ser tutor académico no concede acceso financiero automáticamente. Dirección debe vincular expresamente al responsable financiero del estudiante.

✓ Reconoces el ámbito y los permisos de tu cuenta.

1. Comienza la configuración

   Pulsa Comenzar configuración. Completa el correo y teléfono de atención, instrucciones de pago y preferencias.

2. Define los recordatorios

   Activa la bandeja y el correo. Elige los días antes y después del vencimiento y la separación mínima entre recordatorios.

3. Revisa la disponibilidad académica

   La regla por deuda utiliza obligaciones vencidas confirmadas. Las cuotas futuras no bloquean las calificaciones.

4. Guarda y continúa

   Crea los conceptos y el primer plan. Guardar las reglas no genera mensualidades ni convierte en deudores a estudiantes existentes.

✓ Las reglas iniciales quedan registradas y puedes preparar las tarifas.

1. Crea cada concepto

   En Conceptos de cobro pulsa Crear concepto. Escribe el nombre y su tratamiento fiscal. Los servicios educativos se configuran como exentos; revisa por separado los servicios adicionales.

2. Crea un plan

   En Planes y tarifas indica el nombre y el nivel o grado aplicable.

3. Añade sus líneas

   Selecciona el concepto, importe por cuota, cantidad de cuotas, primer vencimiento y día mensual. Usa Añadir concepto para combinar una inscripción única con mensualidades.

4. Revisa y guarda

   Comprueba importes y fechas. Las tarifas nuevas no sustituyen los cargos históricos ya emitidos.

✓ Tienes un plan reutilizable y sus fechas preparadas.

1. Define el beneficio

   Crea una beca o descuento. Puede ser un importe fijo o un porcentaje.

2. Indica a quién aplica

   Vincula un estudiante si el beneficio es individual. Un beneficio general queda disponible para asignarlo al revisar un plan.

3. Configura su vigencia

   Establece las fechas y el orden de aplicación. Marca la exclusividad si no puede acumularse con otros beneficios.

4. Revisa la proyección

   Al asignar el plan, el sistema calcula las reducciones autorizadas sin producir cuotas negativas.

✓ Cada beneficio conserva su autorización y sus condiciones.

1. Selecciona al estudiante

   En Cuentas por cobrar o Planes asignados pulsa Asignar plan. Busca al estudiante existente del colegio.

2. Elige su plan y beneficios

   Selecciona la tarifa y los beneficios autorizados para ese estudiante.

3. Revisa la proyección

   Comprueba cada concepto, vencimiento, importe base, beneficio e importe final. Hasta aquí no se han creado cuotas.

4. Confirma la generación

   Pulsa Confirmar y generar cuotas. El sistema conserva una sola asignación anual y protege los reintentos para evitar duplicados.

✓ El estado de cuenta queda disponible con sus obligaciones del año.

1. Selecciona la cuenta

   Abre Responsables financieros y busca al estudiante.

2. Elige una persona existente

   Selecciona al tutor o responsable registrado; no crees otra identidad de la misma persona.

3. Autoriza la comunicación

   Activa el vínculo y si recibirá correo. La persona podrá consultar únicamente los estudiantes expresamente autorizados.

4. Distingue al receptor fiscal

   La persona o empresa que recibe una factura fiscal puede ser diferente del tutor y del responsable de pago.

✓ La familia dispone de un acceso económico limitado y claro.

1. Consulta el estado de cuenta

   Busca al estudiante y pulsa Ver cuenta. Revisa las cuotas, vencimientos y saldos.

2. Registra el importe

   Pulsa Registrar pago. Indica el medio, referencia y caja abierta si recibes efectivo.

3. Distribuye el abono

   Puedes indicar una distribución por cuotas. Sin distribución se aplica a las obligaciones más antiguas. El exceso queda como saldo a favor.

4. Verifica las transferencias

   Las evidencias familiares siempre llegan pendientes. Comprueba el depósito y confirma o rechaza con el motivo correspondiente.

5. Conserva el recibo

   Después de confirmar, abre Recibo. Puedes imprimirlo o guardarlo como PDF.

✓ El pago, su aplicación y el recibo quedan relacionados y trazables.

1. Ajusta una cuota

   Una cuenta autorizada puede aumentar o reducir un saldo indicando su motivo. No edites el importe histórico directamente.

2. Detén cuotas futuras

   En el plan asignado indica la fecha de retiro y el motivo. Se conservan las cuotas devengadas y los pagos anteriores.

3. Aplica un anticipo

   Desde el estado de cuenta aplica el saldo a favor a las obligaciones pendientes.

4. Registra devoluciones

   Selecciona el pago confirmado y el importe a devolver. Un reverso conserva el recibo anterior y deja visible su estado.

✓ Las correcciones mantienen el historial y recalculan el saldo correctamente.

1. Abre tu caja

   Indica el fondo inicial antes de recibir efectivo.

2. Revisa los movimientos

   Los pagos y devoluciones en efectivo se vinculan a una caja abierta y a su responsable.

3. Cuenta y cierra

   Introduce el efectivo contado. Si hay diferencia, explica el motivo antes de confirmar el cierre.

4. Concilia

   La persona autorizada compara el cierre y los comprobantes, y registra la conciliación.

✓ Puedes seguir la recaudación y sus diferencias con evidencia.

1. Publica el período normalmente

   Los maestros continúan trabajando y la dirección conserva sus reportes.

2. Comprueba la deuda vencida

   Cuando la regla está activa, un estudiante con deuda vencida confirmada tendrá un aviso administrativo en su consulta y en las descargas familiares.

3. Confirma pagos y autorizaciones

   Al saldar las obligaciones, las notas publicadas vuelven a estar disponibles. Una evidencia pendiente todavía no habilita el acceso.

4. Gestiona excepciones

   Dirección puede aprobar un acuerdo o una habilitación individual, con motivo y vigencia. El sistema conserva su responsable en la bitácora.

✓ La familia comprende el aviso y la administración puede resolverlo con trazabilidad.

1. Prepara el borrador

   Selecciona al estudiante, receptor fiscal y cuotas que formarán el documento. Revisa el total antes de guardar.

2. Confirma el envío autorizado

   La emisión real requiere que el superadministrador haya configurado GAE y las secuencias de ese colegio.

3. Consulta el estado

   Un borrador, una respuesta recibida o una solicitud pendiente no equivalen a aceptación. Actualiza el estado cuando sea necesario.

4. Corrige mediante nota de crédito

   Selecciona una factura aceptada y los ajustes financieros negativos autorizados. La nota conserva su relación con el documento original.

✓ El documento financiero y el fiscal permanecen vinculados y diferenciados.

1. Abre Mis pagos

   Entra con tu propia cuenta y selecciona al estudiante que tienes autorizado.

2. Consulta cuotas y recibos

   Revisa pendientes, vencimientos, pagos y comprobantes disponibles.

3. Informa una transferencia

   Introduce el importe y la referencia, y adjunta PDF o imagen si corresponde. Tu envío queda pendiente de verificación.

4. Sigue los avisos

   Recibirás recordatorios en la bandeja y por correo según las reglas del colegio. Consulta el estado de cuenta antes de reenviar una evidencia.

✓ Puedes acompañar los pagos de tus estudiantes sin acceder a otras familias.

1. Selecciona el reporte

   Consulta cuotas, pagos, cuentas, becas, acuerdos, caja o historial según tus permisos.

2. Aplica filtros

   Selecciona año, fechas, sección, nivel y estado cuando corresponda.

3. Imprime o exporta

   Imprimir permite guardar PDF; Exportar descarga los datos filtrados en CSV.

4. Revisa la trazabilidad

   La bitácora registra la persona que creó o autorizó el movimiento, su fecha y su origen.

✓ Dispones de resultados comparables y un historial claro de las operaciones.